UN BREVE EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO:FACTURACIÓN DE COMISIONES
1. OBJETO
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar las comisiones recibidas por la agencia.
2. ALCANCE
Este procedimiento define las instrucciones para facturación de comisiones por ventas de porciones terrestres, hoteles, carros o tarjetas de asistencia.
3. RESPONSABLES
Asesor Comercial
Director de Oficina
Facturador
4. DEFINICIONES
PORCIÓN TERRESTRE: Se consideran bajo este concepto los planes de viaje que se venden a los clientes y que son comprados a un proveedor diferente a aerolínea, el cual ensambla los diferentes servicios turísticos y los vende bajo el concepto de paquete.
COMPROBANTE DE VENTA DE TARJETA DE CRÉDITO: Documento mediante el cual se establece el pago de un tiquete u otro servicio con cargo a una tarjeta de crédito del cliente.
COMISIÓN: Porcentaje que percibe la agencia de viajes sobre la venta de un producto o servicio turístico.
RETENCION EN LA FUENTE:
IVA: Impuesto a las ventas
ICA: Impuesto de Industria y comercio
5. DESARROLLO
5.1. INSTRUCCIONES GENERALES
Los ingresos por comisión percibidos por la agencia implican la generación de una factura por dicho concepto; solamente se excluyen de esta instrucción los ingresos por comisión de tiquetes, los cuales son contabilizados con los cierres de reportes de ventas a las aerolíneas.
Toda factura comisión genera IVA del 16%.
Las comisiones por ventas de porciones terrestres internacionales se generan en dólares y se contabilizan en pesos a la tasa de cambio representativa del Mercado TRM del día de la factura.
Los ingresos por comisión están sujetos a Retención en la fuente, retención de IVA y retención de ICA, en las ciudades en que este impuesto aplica.
5.2. FORMAS DE PAGO
Las facturas por comisión deben ser descontadas inmediatamente, de los pagos a proveedores de servicios turísticos.
El único caso en que la factura por comisión no puede descontarse inmediatamente, se presenta cuando el pago del cliente se realiza con tarjeta de crédito y el comprobante de venta es recibido por el proveedor. En estos casos, al remitir el comprobante al proveedor se envía la factura por comisión y se solicita el pago de la misma, si el proveedor no realiza este pago inmediatamente, la agencia debe descontar el valor de la comisión del pago siguiente que se realice en efectivo o cheque.
No obstante las instrucciones anteriores quedan comisiones pendientes en cartera. El Director de Oficina es responsable por gestionar el recaudo correspondiente en los 15 días siguientes a la fecha de la factura.
5.3. INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS NECESARIOS PARA FACTURAR
Los Asesores Comerciales son los responsables por informar al Facturador o Auxiliar Contable (según oficina), los datos completos necesarios para facturar la comisión, estos datos están registrados en el formato de Liquidación de Porción
Terrestre, y son los siguientes:
- Nombre completo o razón social,
- Cédula o Nit,
- Valor de la comisión
- IVA sobre comisión
- Valor total de la factura
- Forma de pago de la venta: si la forma de pago es efectivo, cheque o crédito agencia, la forma de pago de la factura comisión es Efectivo. Si la forma de pago de la venta es tarjeta de crédito, la forma de pago de la factura comisión es crédito agencia a 8 días.
Dado que algunos Operador presentan a las agencias de viaje valores netos por los productos y servicios, y no aceptan la generación de facturas comisión, el Facturador o Auxiliar Contable, generará la factura comisión por esta venta a nombre del cliente.
5.4. ELABORACIÓN DE LA FACTURA
Con la información recibida el Facturador procede a:
1. Verificar que el Proveedor ya exista en la base de cliente
2. En caso de que no exista, crearlo en la base de datos de clientes con sus datos completos.
3. Generar la factura ingresando datos de la comisión, IVA de la comisión, forma de pago (efectivo), vencimiento (inmediato).