un ejemplo sobre manual de funcion

GUÍA PARA LA
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Misión
2. Identificación y referencia en el puesto de trabajo
• Departamento o área
• Dependencia
• Subordinados
3. Función básica
4. Responsabilidades y ocupaciones
• Responsabilidades
• Ocupaciones
5. Marco de relación
• Interno
• Externo
A continuación, encontramos dos ejemplos de implementación de cada
Función.

MISIÓN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO
Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura de la comunicación, en particular, en su dimensión religiosa, a través de la editorial multimedial, haciéndose referencia significativa en la Sociedad actual.

1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Director General
2. MISIÓN
“Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las actividades apostólicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegación del Superior
Mayor, promoviendo la unidad entre las áreas: Administrativa, editorial, difusión, producción, en la perspectiva del “editor único multimedial
Paulino”.


3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO
Departamento: Dirección General
Dependencia directa: Consejo de Administración
Subordinados: Toda la organización
4. FUNCIÓN BÁSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San
Pablo, Manual No. 426; SS).
• Asegurar la continuidad de la Obra apostólica a corto, medio y largo plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y posición de la misma en el mercado.
• Controlar, evaluar y mejorar la situación de la Obra apostólica: estado de resultados, balance financiero y social, así como el rendimiento y la calidad de la empresa.
• El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de la Obra apostólica, asimismo, dispone de la última toma de decisión en la empresa.
5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
a) Responsabilidades:
• Custodiar la buena imagen de la Organización San Pablo, ejerciendo como portavoz cuando así se requiera.
• Establecer las líneas estratégicas de la Organización.
• Desarrollar el esquema organizativo básico: organigramas, funciones, manuales de organización, etc.
• Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos, investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales,
etc.
• Fijar los objetivos globales.
• Asignar objetivos y recursos a cada División.
• Utilizar las colaboraciones externas más adecuadas que contribuyan a consolidar la posición de la Organización y alcanzar los objetivos.
• Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos, procurando su óptimo aprovechamiento.
• Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes áreas.
• Propiciar la máxima integración con el CIDEP, haciéndola compatible con los intereses, peculiaridades y autonomía de actuación propios de la Organización San Pablo en la Circunscripción.
• Coordinar la gestión de Recursos Humanos junto con la Dirección /
División Administrativa en materia de contrataciones, cambios, promociones, sanciones, etc.
• Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones.
b) Ocupaciones:
• Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificación: previsiones, investigación, hipótesis, análisis, objetivos, estrategias y planes.
• Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los objetivos globales.
• Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones, argumentando los criterios de previsión y asignación.
• Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones /
Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos.
• Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas.
• Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones.
• Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de
Administración, como del ámbito internacional de la Sociedad de San
Pablo.
• Representar a la Dirección / División Editorial en los foros empresariales y oficiales, cuando así se requiera.
• Asistir a ferias, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relación con su actividad profesional.
• Presidir el comité de producto y formar parte, como miembro de los diferentes comités de cada Dirección / División.
• Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del primer nivel de la estructura.
• Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada
Dirección / División y Departamento, para nuevas funciones de sus respectivas áreas.
• Planificar reuniones para el seguimiento de la gestión de las distintas
Direcciones / Divisiones.
• Controlar el uso correcto de la Identificación corporativa.
• Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestión (formación, información, organización, motivación, sistemas, equipos, etc.).
• Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesorías, agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia de la organización y a alcanzar sus objetivos.
• Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de interés que le lleguen en relación con la Organización y su actividad.
• Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de todas las áreas de gestión.
6. MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
Consejo de Administración o de Apostolado
Directores / Gerentes de División
Miembros del Comité de Producto / Consejo editorial
b) Externo:
Organizaciones Paulinas Internacionales
Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector.

SEGUNDO EJEMPLO
1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Responsable de Marketing y Publicidad
2. MISIÓN
Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad,
que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la
Organización apostólica en la Circunscripción.
3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO
Departamento: Marketing y Publicidad – Dirección /División Comercial
Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial
Subordinados: Ninguno
4. FUNCIÓN BÁSICA
• Orientar las decisiones estratégicas de la Dirección, detectando las tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado.
• Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión de venta.
5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
a) Responsabilidades:
• Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboración del Plan
Estratégico.
• Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostólica.
• Negociar sus objetivos.
• Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos.
• Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar su óptimo aprovechamiento.
• Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de gestión.
• Mantener información actualizada sobre materiales, procesos, productos, técnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su gestión, para considerar la conveniencia de su utilización.
• Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta de los diferentes productos que se planteen.
• Asesorar a la Dirección / División Comercial en el establecimiento de objetivos de ventas.
• Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los planteamientos de mercado.
• Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa
en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las características de sus clientes.
• Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de
Marketing que se planteen o se hayan realizado.
• Establecer los atributos y características, tanto de la Organización como de sus productos, que sean de mayor interés para la comunicación.
• Procurar el mejor clima laboral en su equipo.
• Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su área.
b) Ocupaciones:
• Elaborar los presupuestos del Departamento.
• Proponer el programa de actuación para alcanzar los objetivos establecidos por la Dirección (Plan de Marketing).
• Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos.
• Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir desviaciones respecto a los objetivos.
• Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen.
• Localizar fuentes de información sobre el mercado.
• Diseñar el plan sistemático de investigación y encargarse de su realización.
• Detectar las necesidades puntuales de investigación, ante determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia, situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras áreas.
• Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y comunicación en los canales de venta, red comercial, clientes y suscriptores.
• Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios.
• Definir y elaborar, en colaboración con diseño gráfico, los anuncios de todos los materiales y elementos publicitarios: catálogos, folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV,
etc.
• Ejecutar las campañas de Marketing Directo: campañas piloto y comprobación de parámetros estimados. También definir y elaborar los elementos que las acompañan, tales como cartas, folletos, cupones respuesta, etc.
• Por cada acción realizada, confeccionar un informe sobre ejecución, resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo.
• Analizar la documentación disponible y elaborar informes de situaciones y de tendencias.
• Elaborar análisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de la Organización y sus productos, que son más apreciados por el
público-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir.
• Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios, para su posterior autorización.
• Estudiar las segmentaciones de mercado más adecuadas para los productos disponibles.
• Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir información y seguir directrices en relación a sus gestiones.
• Asistir a ferias, congresos, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en relación con su actividad profesional.
• Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de su departamento.
• Trasladar a su superior jerárquico cualquier información de interés recogida en su área de responsabilidad.
• Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su gestión.
6. MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Director Comercial y Subdirector Comercial
• Miembros del Comité de Producto / Consejo Editorial
• División Editorial / Dirección editorial
• Jefe de Administración de Ventas, Director/Gerente de Librerías
• División / Dirección de Administración, Recursos Humanos y Asuntos
Generales
b) Externo:
• Medios de comunicación, organismos oficiales, personalidades, autores.
• Organizadores de ferias, congresos, certámenes, simposios, etc.
• Proveedores de investigación, agencias de marketing y tele marketing directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas de regalos y promociones.